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Informe nº 1/2021/SFI

PROCESSO Nº 53500.005430/2021-86

INTERESSADO: SUPERINTENDÊNCIA DE FISCALIZAÇÃO, PRESIDENTE DA ANATEL

ASSUNTO

Solicitação de autorização para implementação de Programa de Gestão por Desempenho (PGD) no âmbito da Superintendência de Fiscalização (SFI).

REFERÊNCIAS

Decreto nº 1.590, de 10 de agosto de 1995, que permite a realização de programa de gestão na Administração Pública;

Resolução nº 612, de 29 de abril de 2013, que aprova o Regimento Interno da Anatel;

Portaria nº 509, de 09 de junho de 2015, que aprova a Norma sobre o Processo de Organização da Execução da Fiscalização.

Portaria nº 6.203, de 28 de dezembro de 2016, publicada no DOU de 30 de dezembro de 2016, que autoriza a Agência Nacional de Telecomunicações a realizar Programa de Gestão com fundamento no §6º do art. 6º do Decreto nº 1.590, de 10 de agosto de 1995;

Portaria nº 935, de 11 de julho de 2017, publicada no DOU de 13 de julho de 2017 (SEI nº 1641303), que estabelece as condições para a implantação de Programa de Gestão por Desempenho, a título de projeto-piloto, no âmbito da Anatel;

Portaria nº 1290, de 19 de setembro de 2017, que aprova a Instrução de Fiscalização sobre Preparação, Execução e Conclusão de Ações de Fiscalização e dá outras providências;

Instrução Normativa nº 1, de 31 de agosto de 2018, que estabelece orientação, critérios e procedimentos gerais a serem observados pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal - Sipec relativos à implementação de Programa de Gestão (IN nº 1/2018);

Portaria nº 5.429, de 11 de outubro de 2019, que delegou ao Presidente da Anatel a competência para praticar atos relacionados ao Programa de Gestão da Agência previstos na IN nº 1/2018;

Portaria nº 732, de 22 de maio de 2020 (SEI nº 5575571), que normatizou os procedimentos gerais a serem observados na implementação de Programa de Gestão por Desempenho (PGD) das atividades desenvolvidas no âmbito da Agência Nacional de Telecomunicações; e,

Instrução Normativa nº 44, de 10 de junho de 2020 que altera a Instrução Normativa nº 1, de 31 de agosto de 2018, que estabelece orientação, critérios e procedimentos gerais a serem observados pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal - SIPEC, relativos à implementação de Programa de Gestão, de que trata o § 6º do art. 6º do Decreto nº 1.590, de 10 de agosto de 1995;

Instrução Normativa nº 65, de 30 de julho de 2020, do Ministério da Economia/Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital/Secretaria de Gestão e Desempenho de Pessoal, que estabelece orientações, critérios e procedimentos gerais a serem observados pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal - SIPEC relativos à implementação de Programa de Gestão (IN nº 65/2020);

Portaria nº  1.868, de 29 de dezembro de 2020, que dispõe sobre procedimentos específicos a serem observados na implementação de Programa de Gestão por Desempenho (PGD) das atividades no âmbito da Agência Nacional de Telecomunicações de forma complementar às regras vigentes estabelecidas pelo órgão central do SIPEC (SEI nº 6384237).

ANÁLISE

O presente informe visa subsidiar a solicitação de autorização para implementação de Programa de Gestão por Desempenho (PGD) no âmbito da Superintendência de Fiscalização (SFI), com ingresso na fase de ambientação, tendo por base a Instrução Normativa nº 65, de 30 de julho de 2020, que estabelece orientações, critérios e procedimentos gerais a serem observados pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal – SIPEC relativos à implementação de Programa de Gestão, e a Portaria Anatel nº 1868, de 29 de dezembro de 2020 - Portaria do PGD (SEI nº 6384237), que dispõe sobre procedimentos específicos a serem observados na implementação de PGD na Anatel.

Objetivo.

Estabelecer Programa de Gestão por Desempenho para o processo de negócio “Execução de Ações de Fiscalização”, cujo acompanhamento é realizado por meio do indicador institucional “Execução do Plano Operacional de Fiscalização”.

As atividades mapeadas para o PGD da Fiscalização são fundamentais para garantir a execução  das competências da SFI previstas no Art. 157 do Regimento Interno da Anatel (RIA), mantendo a fiscalização apta a atender as demandas a ela dirigidas, observando a excelência técnica e a economicidade de suas ações.

Macroprocesso associado.

O macroprocesso associado às atividades mapeadas no PGD da Fiscalização é o de “Realizar Fiscalização Regulatória”, ainda pendente de aprovação na cadeia de valor dos processos da Agência, especificamente na dimensão das atribuições regimentais da SFI, quais sejam:

Art. 157. A Superintendência de Fiscalização tem como competência:

I - fiscalizar a execução, a comercialização e o uso dos serviços de telecomunicações, inclusive dos Serviços de Radiodifusão sonora e de sons e imagens em seus aspectos técnicos;

II - fiscalizar a implantação e funcionamento de redes de telecomunicações;

III - fiscalizar a utilização dos recursos de radiofrequência, dos recursos para exploração de satélites e dos recursos de numeração;

IV - fiscalizar a arrecadação das receitas;

V - fiscalizar o cumprimento dos compromissos e obrigações assumidos pelas prestadoras de serviços ou a elas impostas;

VI - fiscalizar os produtos para uso em telecomunicações;

VII - (Revogado pela Resolução nº 722, de 18 de fevereiro de 2020);

VIII - coordenar, orientar e supervisionar as Gerências Regionais;

IX - aprovar o Plano Anual de Atividades da Superintendência.

Essas atribuições são inerentes ao processo de negócio “Execução de Ações de Fiscalização”, que engloba atividades contempladas pela atual proposta de PGD como:

coletar dados e informações;

elaborar Plano Anual de Fiscalização (PAF) e Plano Operacional da Fiscalização (POF), ou plano(s) que venha(m) a substituí-los;

acompanhar a execução do Plano Operacional da Fiscalização, ou plano(s) que venha(m) a substituí-lo;

tratar demandas de fiscalização pontuais e sistêmicas;

disseminar conhecimentos; e

publicar resultados para tomadas de decisões.

Vislumbra-se que a implantação do PGD no processo “Execução de Ações de Fiscalização” possibilitará à SFI uma vinculação direta do desempenho individual dos servidores aos prazos e metas estabelecidos no POF, considerando tanto as ações de fiscalização quanto as atividades de planejamento, de acompanhamento e de suporte, fornecendo aos gestores de fiscalização uma metodologia objetiva para acompanhamento de cada atividade da execução das ações de fiscalização, etapa por etapa, e não apenas da contabilização de seu término.

De forma conceitual, atualmente (AS IS) as diversas etapas, interações e papéis de cada ator envolvido no processo de negócio "Execução de Ações de Fiscalização" podem ser visualizados no fluxo exibido na Figura 1, a seguir, em que a grande maioria das atividades relacionadas à execução de uma ação de fiscalização, quer sejam associadas ao seu planejamento, coordenação ou execução, quer sejam aquelas acessórias ou de suporte, estão contidas na proposta de PGD em tela, nas linhas relativas à Gerência de Fiscalização (FIGF) e às Unidades Descentralizadas (UDs).

Figura 1: Fluxo conceitual do processo Realizar Fiscalização - SFI

De fato, no âmbito da Superintendência de Fiscalização, o processo “Execução de Ações de Fiscalização” possui papéis assumidos tanto pela FIGF quanto pelas Unidades Descentralizadas (UDs), cada um com atividades específicas associadas.

A FIGF possui papel central no planejamento, criação e distribuição das demandas, além da avaliação dos resultados alcançados, sendo responsável pelo feedback às unidades para fins de uniformização e direcionamento das ações.

Já as Unidades Descentralizadas, quais sejam, Gerências Regionais (GRs) e Unidades Operacionais (UOs), executam as ações de fiscalização, ficando responsáveis pela coleta de dados e informações e passando detalhadamente pelas etapas previstas e estabelecidas na Portaria nº 1.290/2017 quanto à preparação, à execução (obtenção de evidências), à conclusão e ao encaminhamento dos resultados das ações de fiscalização.

Mapeamento de atividades.

Assim, buscou-se mapear e integrar na atual proposta de PGD as atividades realizadas em cada etapa do supracitado processo “Execução de Ações de Fiscalização”, maximizando a conclusão de ações previstas para o ano corrente. Neste interim, além das tarefas para execução, de fato, das ações de fiscalização, foram também estruturadas aquelas necessárias para os procedimentos de elaboração do PAF e do POF, as rotinas de acompanhamento da execução do POF, o tratamento de demandas de fiscalização pontuais e sistêmicas, a avaliação de resultados, a distribuição de demandas não previstas, a disseminação de conhecimentos e a publicização de resultados para tomadas de decisões.

Nesse sentido, no âmbito da FIGF, foram mapeadas nesta proposta de PGD atividades como:

recepcionar e alinhar as solicitações dos demandantes de fiscalizações;

levantar recursos para ações de fiscalização;

coordenar e orientar as atividades de fiscalização;

revisar os relatórios de fiscalização;

avaliar e propor melhorias; e

executar outras atividades associadas às rotinas de trabalho para fins de registros sistêmicos e divulgação de resultados, subsidiando a tomada de decisão a nível gerencial da SFI.

Por outro lado, no âmbito das UDs, foram elencadas atividades que se dedicam à ação de fiscalização em si, tendo por base tanto o disposto na Portaria nº 1290/2017, que versa sobre as etapas de preparação, execução e conclusão de ações de fiscalização, quanto as rotinas de trabalho já consolidadas para atendimento de regulamentos ou orientações decorrentes de órgãos de controle internos e externos, sempre em atendimento também às premissas de execução em teletrabalho estabelecidas na IN nº 65/2020.

É importante salientar que, no que tange à etapa de execução das ações de fiscalização, foram mapeadas atividades como monitoração remota do espectro, análise de documentação contábil-fiscal e análise de dados e gravações, todavia não foram contabilizadas aquelas realizadas em trabalhos externos, como vistorias ou inspeções que envolvem a presença física do servidor no local a ser fiscalizado.

Em que pese essas atividades estarem subdivididas por especialidades, como fiscalização técnica, fiscalização de serviços e fiscalização tributária, elas observam o mesmo procedimento da Portaria nº 1.290/2017. Como exemplos de atividades advindas da portaria nas etapas de planejamento ou conclusão, podem ser citadas a de elaboração de requerimentos de informações e elaboração de relatório de fiscalização, documento que marca a finalização da ação de fiscalização.

Mensuração das atividades.

As atividades necessárias ao processo de negócio “Execução de Ações de Fiscalização” foram mapeadas com base em portarias e rotinas de trabalho, tendo como marco inicial a atribuição ao servidor e como marco final a entrega do produto associado. Todos os produtos associados às atividades mapeadas são rastreáveis, constituindo-se em documentos internos ou externos do SEI ou ainda registros em sistemas, como por exemplo o “Fiscaliza”[1], que devem ser validados pelo gestor das atividades.

Ainda na vigência da IN nº 1/2018, dimensionou-se o esforço de cada atividade em pontos. Todavia, devido à aprovação da IN nº 65/2020, fez-se necessário converter os esforços para horas equivalentes, o que foi realizado a partir do histórico cadastrado no módulo de controle de desempenho do SEI no período de janeiro a setembro de 2020.

O resultado foi uma lista de atividades mapeadas em horas, cada uma com critérios objetivos de quando devem ser utilizadas e cujos produtos esperados estão bem definidos.

Em cima dessa lista de atividades, estabeleceram-se fluxos de atividades para os tipos de fiscalização mais frequentes, permitindo assim que cada ação de fiscalização tenha uma sequência de atividades pré-estabelecidas com critérios objetivos de seleção, o que permite a padronização do trabalho e sua mensuração efetiva.

A Figura 2, a seguir, mostra um recorte das atividades mapeadas para fins de ilustração.

Figura 2: Recorte da matriz de atividades mapeadas na proposta de PGD da Fiscalização

Assim, de posse do arcabouço de demandas cadastradas no POF e do mapeamento de horas equivalentes para cada atividade a ser executada dentro de cada ação de fiscalização (fluxos de trabalho), os gestores atribuirão um conjunto de atividades aos servidores em PGD. Tais atividades podem ser de execução, de planejamento e acompanhamento ou atividades acessórias, a depender dos critérios objetivos para o caso em tela, cujo saldo de horas equivalentes, aferido após a conclusão das respectivas atividades, possibilitará a avaliação de desempenho individual dos servidores designados.

Em resumo a metodologia proposta segue a seguinte dinâmica:

Figura 3: Dinâmica de trabalho

Meta institucional e  individual.

Para fins de acompanhamento de resultados estratégicos desta proposta de PGD será utilizado o indicador institucional “Execução do Plano Operacional de Fiscalização (POF)”, compreendido como o percentual de ações de fiscalização concluídas no prazo sobre o total de ações previstas para o ano vigente.

Já o acompanhamento individualizado se dará a partir do mapeamento de horas equivalentes para cada atividade atribuída ao servidor dentro de cada ação de fiscalização ou tarefa associada (atividades de planejamento, acompanhamento, execução ou acessórias).

Espera-se, com o controle estabelecido, obter resultados qualitativamente e quantitativamente mais robustos, culminando no aumento de produtividade exigido aos teletrabalhadores[2].

Ferramentas de controle.

Para fins de distribuição e registro das atividades e entregas esperadas dos servidores em PGD, está sendo utilizado o módulo de utilidades de controle de desempenho no SEI.

Como ferramenta de acompanhamento dos indicadores individuais, foi implantando dashboard específico para este fim, conforme ilustrado pela Figura 4, com dados anonimizados para fins deste Informe.

Figura 4: Exemplo de medição de servidor no período de janeiro a março de 2021

De forma a tornar claro aos servidores os seus respectivos planos de trabalho, contendo as atividades atribuídas, os prazos associados e evolução das entregas em horas equivalentes e nota qualitativa, o dashboard de Gestão por Desempenho da Fiscalização, disponível na plataforma Qlik Sense no fluxo da SFI, contém os seguintes painéis:

Status Atual - contendo todos os processos correntes associados ao módulo de controle de desempenho do SEI, com atualização D - 1;

Histórico - contendo todos os processos e ações já executados no módulo de controle de desempenho do SEI;

Horas Entregues – contendo as entregas acumuladas pelos servidores ao longo do período selecionado, considerando a disponibilidade de horas de cada servidor;

Nota qualitativa – Acompanhamento das notas qualitativas das entregas, considerando que entregas com notas inferiores a 5 possuem resultado de horas equivalentes nulas, conforme IN nº 65/2020 do Ministério da Economia;

Diagnóstico - contendo detalhes de pontuações por atividades, servidores, tipo de processo, período.

Com fins ilustrativos, a Figura 5 retrata os lançamentos de atividades que constam no histórico, com dados de processo e usuário omitidos.

Figura 6: Exemplos de atividades realizadas.

Já para avaliação do cumprimento da meta institucional, utiliza-se dashboard implementado com base em dados provenientes do sistema “Fiscaliza[1]“, conforme Figura 6.

Figura 6: Execução POF 2021, extraído do painel ACAF_2021

 

Resultados e benefícios esperados com a implantação do PGD na SFI.

Com a implantação do PGD na SFI, o processo de fiscalização será aprimorado, como consequência direta de uma gestão direcionada para resultados e para o fortalecimento da comunicação com os servidores, com objetivos específicos e realimentação acerca da qualidade das ações executadas. Além do aumento esperado nas ações de fiscalização finalizadas no prazo e na capacidade de atendimento de demandas, verifica-se a possibilidade de ampliação das modalidades de trabalho que poderão ser ofertadas aos servidores, como, por exemplo, o teletrabalho, com consequente promoção da qualidade de vida no trabalho.

Nessa seara, a atual proposta de PGD para a fiscalização contribui para que a Agência alcance três objetivos do mapa estratégico: promover a gestão por resultados; promover a qualidade de vida no trabalho; e promover a melhoria do desempenho da prestação dos serviços de telecomunicações.

A seguir apresenta-se o quadro resumo com a proposta de PGD da fiscalização.

Macroprocesso:

Realizar Fiscalização Regulatrória, na dimensão das atribuições regimentais da SFI.

Processo de negócio: Execução de Ações de Fiscalização.
Gerências envolvidas: FIGF, Gerências Regionais e Unidades Operacionais.
Atividades:

FIGF – planejamento (criação das ações de fiscalização previstas) e acompanhamento do POF (divulgação do status das ações e indicadores); acompanhamento da execução das ações de fiscalização (admissibilidade das demandas, distribuição de ações de fiscalização não previstas); elaboração de material de apoio técnico e informativo (orientações, manuais, elaboração de planos de ações, avaliação de resultados e feedback.

GRs e UOs – atividades previstas na Portaria nº 1.290/2017, diretamente relacionadas à preparação, à execução, à conclusão e ao encaminhamento do resultado das ações de fiscalização.

Servidores:

Todos que executam as atividades mapeadas, lotados na FIGF e nas GRs e UOs.

Métrica processual: Indicador de execução do POF.
Métrica individual: Somatório de horas equivalentes para cada atividade atribuída ao servidor
Ferramentas de controle: Módulo de controle de desempenho no SEI; dashboards no Qliksense.
Objetivos estratégicos: Promover a gestão por resultados; promover a qualidade de vida no trabalho; e promover a melhoria do desempenho da prestação dos serviços de telecomunicações.

DOCUMENTOS RELACIONADOS/ANEXOS

Portaria nº  1868, de 29 de dezembro de 2020 (SEI nº 6384237).

CONCLUSÃO

Ante todo o exposto, a atual proposta de PGD visa ao aprimoramento do processo de fiscalização, contribuindo para o alcance de objetivos do mapa estratégico da Agência, consistentes na promoção da gestão por resultados, da qualidade de vida no trabalho e da melhoria do desempenho da prestação dos serviços de telecomunicações.

Assim sendo, propõe-se encaminhar o presente Informe ao Gabinete da Presidência da Anatel, nos termos do art. 3º da Portaria Anatel nº 1.868/2020, para análise do ingresso da Superintendência de Fiscalização (SFI), responsável pelo processo Execução de ação de fiscalização, no Programa de Gestão por Desempenho (PGD) no âmbito da Anatel.

____________________________

[1] Fiscaliza: sistema/aplicativo usado para gerir a execução das demandas de fiscalização, cuja base de dados serve para acompanhamento do cumprimento do POF.

[2] Conforme prevê a normatização interna da Agência, o servidor em acompanhamento pelo PGD da fiscalização, na modalidade de teletrabalho, terá sua meta de produtividade acrescida em 15%.


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Documento assinado eletronicamente por Wilson Diniz Wellisch, Superintendente de Fiscalização, em 27/05/2021, às 17:47, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 23, inciso II, da Portaria nº 912/2017 da Anatel.


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Documento assinado eletronicamente por Hermano Barros Tercius, Gerente de Fiscalização, em 27/05/2021, às 18:10, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 23, inciso II, da Portaria nº 912/2017 da Anatel.


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Documento assinado eletronicamente por Andreza de Oliveira Lima, Assessor(a), em 27/05/2021, às 18:24, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 23, inciso II, da Portaria nº 912/2017 da Anatel.


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Documento assinado eletronicamente por Jorgean Ferreira Leal, Especialista em Regulação, em 27/05/2021, às 18:28, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 23, inciso II, da Portaria nº 912/2017 da Anatel.


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Documento assinado eletronicamente por Leticia Garcia de Barros, Assessor(a), em 27/05/2021, às 18:38, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 23, inciso II, da Portaria nº 912/2017 da Anatel.


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Documento assinado eletronicamente por Rodrigo Matos da Costa, Assessor(a), em 27/05/2021, às 18:48, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 23, inciso II, da Portaria nº 912/2017 da Anatel.


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Documento assinado eletronicamente por Alexandre Ataíde Gonçalves Oliveira, Gerente de Suporte à Fiscalização, em 28/05/2021, às 17:55, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 23, inciso II, da Portaria nº 912/2017 da Anatel.


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Referência: Processo nº 53500.005430/2021-86 SEI nº 6478439