SEI/ANATEL - 1620142

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, regulamentada pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

CONSIDERANDO o disposto no Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012, que regulamenta procedimentos para o credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo no âmbito do Poder Executivo federal, conforme o disposto nos arts. 25, 27, 29, 35, § 5º, e 37 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;

CONSIDERANDO o disposto no anexo da Portaria nº 559, de 3 de julho de 2013, que aprova a Política de Segurança da Informação e Comunicações da Agência Nacional de Telecomunicações;

CONSIDERANDO o disposto no Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;

CONSIDERANDO a análise das contribuições recebidas em decorrência da Consulta Interna nº 722/2016;

CONSIDERANDO deliberação tomada por meio do Circuito Deliberativo nº 112, de 28 de junho de 2017;

Art. 1º Instituir o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como sistema oficial de gestão de processos e documentos eletrônicos da Anatel, definir normas, rotinas e procedimentos de instrução do processo eletrônico e estabelecer regras e diretrizes para tratamento de informação sigilosa classificada e concessão de credenciais de segurança.

I - Anexação de processos: união definitiva de um ou mais processos a um outro processo, considerado principal, desde que pertencentes a um mesmo interessado e tratem do mesmo assunto;

II - Arquivo Descentralizado: arquivo de documentos correntes que forem objeto de digitalização e captura para o SEI nas Unidades descentralizadas da Anatel;

III - Arquivo Geral: arquivo de documentos correntes, intermediários e permanentes que forem objeto de digitalização e captura para o SEI na Sede e encaminhados pelas Unidades descentralizadas da Anatel;

IV - Atividades de protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição, controle de tramitação, expedição e autuação de documentos avulsos para a formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes;

V - Autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade para tal;

VI - Base de Conhecimento: funcionalidade do SEI destinada à inserção de orientações, definições e exigências necessárias para a correta instrução de um ou mais tipos de processos;

VII - Captura para o SEI: conjunto de operações que visam ao registro, à classificação, à atribuição de informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo e à anexação de documento arquivístico digital no SEI;

VIII - Classificação em grau de sigilo: atribuição, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informação, documento, material, área ou instalação, em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, conforme estabelecido pela Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e pelo Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012;

IX - Credencial de Acesso SEI: credencial gerada no SEI que permite ao usuário atuar sobre processos com nível de acesso Sigiloso;

X - Credencial de Segurança: certificado que autoriza pessoa natural para o tratamento de informação sigilosa classificada;

XI - Credenciamento de Segurança: processo utilizado para habilitar órgão ou entidade pública ou privada, para credenciar pessoa natural para o tratamento de informação sigilosa classificada;

XII - Código CRC (Cyclic Redundancy Check): código que garante a autenticidade de um documento assinado eletronicamente no SEI, constante em sua declaração de autenticidade;

XIII - Detentor do processo eletrônico: unidade(s) na(s) qual(is) o processo está aberto e passível de inserção de novos documentos;

XIV - Documento Arquivístico: aquele produzido e recebido por órgãos e entidades da Administração Pública Federal, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos;

XV - Documento Digital: é o documento arquivístico armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:

b) digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

XVI - Documento Externo: documento arquivístico digital de origem externa ao SEI, não produzido diretamente no sistema, independentemente de ser nato-digital ou digitalizado e de ter sido produzido na Anatel ou por ela recebido;

XVII - Documento Gerado: documento arquivístico nato-digital produzido diretamente no SEI;

XVIII - Documento Preparatório: documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de Análises, Votos, Pareceres e Informes;

XIX - Gestor de Segurança e Credenciamento: responsável pela segurança da informação sigilosa classificada em qualquer grau de sigilo no órgão de registro e posto de controle;

XX - Informação Sigilosa: submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de hipótese legal de sigilo, subdividida em:

b) Não classificada: informações pessoais e aquelas não imprescindíveis para a segurança da sociedade e do Estado abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo.

XXI - Nível de Acesso: forma de controle de acesso de usuários aos documentos no SEI, quanto à informação neles contida, segundo as seguintes regras:

a) Público: acesso irrestrito e visível a todos os usuários, inclusive pelo público externo;

b) Restrito: acesso limitado aos usuários das unidades em que o processo esteja aberto ou por onde tramitou; e,

c) Sigiloso: acesso limitado aos usuários que possuem Credencial de Acesso SEI sobre o processo.

XXII - Número Único de Protocolo (NUP): código numérico que identifica de forma única e exclusiva cada processo, produzido ou recebido, conforme normatização específica do Poder Executivo Federal;

XXIII - Número SEI: código numérico, próprio do SEI, sequencial gerado automaticamente para identificar única e individualmente cada documento dentro do sistema;

XXIV - Número do Documento: código numérico sequencial, conforme estabelecido no Manual de Redação de Documentos Eletrônicos da Anatel;

XXV - Processo Principal: processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação ou relacionamento de um ou mais processos como complemento a seu andamento ou decisão;

XXVI - Posto de Controle: unidade da Anatel habilitada, responsável pelo armazenamento de informação sigilosa classificada em qualquer grau de sigilo;

XXVII - Sobrestamento de Processo: interrupção formal de seu andamento, em razão de determinação existente no próprio processo ou em outro processo;

XXVIII - Tratamento da Informação Sigilosa Classificada: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle de informação sigilosa classificada em qualquer grau de sigilo;

XXIX - Unidade: designação genérica que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional da Anatel;

XXX - Usuário Colaborador: estagiário ou prestador de serviços ativo da Anatel que tenha seu cadastramento solicitado pelo respectivo supervisor; e,

XXXI - Usuário Interno: qualquer pessoa natural que, mesmo transitoriamente ou sem remuneração, exerça, na Anatel, cargo, emprego ou função pública.

Art. 3º Compete à Superintendência de Gestão Interna da Informação (SGI) a gestão operacional e manutenção técnica do SEI.

Parágrafo único. A Comissão de Gestão de Documentos da Anatel (CGD) exercerá, sob a coordenação da SGI, a função de Grupo Gestor do SEI, com as seguintes atribuições:

I - acompanhar a adequada utilização do SEI, zelando pela qualidade das informações nele contidas;

II - apoiar a promoção de capacitação, suporte técnico-operacional e orientação aos usuários quanto à utilização do SEI e legislação aplicável; e,

Art. 4º Compete às Unidades descentralizadas da Anatel a gestão dos Arquivos Descentralizados em seus respectivos âmbitos, estando, no exercício dessa atividade, subordinadas funcionalmente à SGI.

Parágrafo único. Os documentos correntes podem ser mantidos temporariamente no Arquivo Descentralizado, para fins de conferência com o original caso necessário, devendo ser enviados para o Arquivo Geral assim que possível.

Art. 5º Compete à Gerência de Informações e Biblioteca (GIIB) manter Central de Digitalização com a finalidade de atender às necessidades de digitalização de processos e documentos avulsos com vistas a sua conversão para processo eletrônico no SEI.

Art. 6º Os usuários internos poderão cadastrar e tramitar processos, bem como gerar e assinar documentos no SEI, de acordo com seu perfil de acesso e competências funcionais.

Parágrafo único. O cadastro de usuário colaborador será efetivado unicamente mediante solicitação de seu supervisor, que será responsável pelas ações realizadas pelo colaborador no SEI.

Art. 8º Nos processos administrativos eletrônicos, os atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto quando:

II - houver indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo; ou,

Parágrafo único. No caso das exceções previstas nos incisos do caput, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, assinados de próprio punho, podendo receber numeração manual sequencial provisória, e, quando do retorno da disponibilidade do sistema, devem ser imediatamente digitalizados e capturados para o SEI, devendo justificar o ocorrido por meio de Certidão assinada por servidor ou autoridade competente.

Art. 9º As áreas responsáveis pelos processos operacionais da Agência devem:

I - quando necessário, alterar o tipo de cada processo que tramitar por sua unidade;

II - criar e gerir as Bases de Conhecimento correspondentes aos tipos de processos afetos a seus processos operacionais, para orientar sua regular instrução processual;

III - revisar, imediatamente, o nível de acesso Restrito decorrente de protocolização de documento de procedência externa;

IV - revisar, obrigatoriamente, o nível de acesso Restrito de Documento Preparatório após a decisão subsequente;

V - analisar, decidir e operacionalizar os pedidos de vistas formulados sobre os processos e documentos de responsabilidade da área; e,

VI - revisar, sempre que necessário, o nível de acesso dos documentos, ampliando ou limitando seu acesso.

I - documentos gerados no SEI receberão Número SEI e, quando aplicável, Número do Documento;

II - qualquer usuário interno poderá elaborar documentos, bem como assinar aqueles de sua competência, em conformidade com normas aplicáveis;

III - documentos que demandem análise preliminar formal de sua minuta devem ser elaborados e assinados por meio de tipo de documento próprio, de minuta, que não se confunde com o documento final a ser posteriormente formalizado; e,

IV - documentos que demandem assinatura de mais de um usuário devem ser encaminhados somente depois da assinatura de todos os responsáveis.

§ 1º Quanto ao disposto no inciso IV, em se tratando de documentos redigidos por mais de uma unidade, caso necessário, esta característica deve ser destacada diretamente no teor do documento, indicando as unidades participantes.

§ 2º As assinaturas de elaboradores e demais responsáveis na hierarquia do órgão emissor do documento somente deverão ser apostas na versão definitiva para encaminhamento.

§ 3º Quando o documento contiver elemento cuja formatação seja incompatível com o editor de textos, referido elemento poderá ser capturado para o SEI como documento externo, utilizando o formato Portable Document Format (PDF).

§ 5º Os documentos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados em formato de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo-se sua inteligibilidade, de forma que cada arquivo não ultrapasse o limite de que trata o § 4º.

§ 7º A mídia a que refere o § 6º será encaminhada para a área responsável pelo processo para análise e posterior envio para o Arquivo Geral ou Descentralizado, conforme o caso.

§ 8º Os documentos elaborados em atividades externas que necessitem de assinatura imediata por servidores da Anatel e terceiros poderão ser formalizados em meio físico e posteriormente digitalizados e capturados como documentos externos para o SEI.

I - os documentos de procedência externa recebidos em suporte físico deverão ser carimbados ou etiquetados com registro da data de recebimento pelo Protocolo da Anatel antes de serem digitalizados e capturados para o SEI;

II - imediatamente a seguir, devem ser realizadas a digitalização e a captura para o SEI, em sua integralidade, de acordo com sua especificidade, gerando uma fiel representação em código digital, com indicação da real data do documento no campo próprio;

III - a realização do processo de digitalização de documentos e processos em suporte físico deverá ser efetivada em formato PDF e com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR);

IV - para documentos e processos em suporte físico, após a digitalização e a captura para o SEI, deverá ser anotado seu Número SEI no canto superior direito da primeira página do documento em meio físico ou na capa de cada volume do processo, remetendo-o imediatamente para procedimento de conferência e autenticação por servidor público, que, após, procederá ao encaminhamento da via física para o Arquivo Geral ou Descentralizado;

V - documentos de procedência externa capturados para o SEI pelo Protocolo da Anatel terão provisoriamente nível de acesso Restrito próprio, de forma a salvaguardar informação possivelmente sigilosa, devendo ser imediatamente revisto pela área responsável pelo processo; e,

§ 1º Serão autuados como novos processos no SEI os documentos de procedência externa recebidos em suporte físico pelo Protocolo da Anatel que não possuam referência expressa a número de processo já existente no SEI ou se refiram a processo ou documento em suporte físico ainda não convertidos para processo eletrônico.

§ 2º Verificando a área responsável que o documento externo não deveria ter sido incluído no processo em que se encontra, deverá mover o documento para o processo adequado.

§ 3º Se for identificada pela área responsável referência a processo ou a documento avulso em suporte físico ainda não convertido no documento externo, dever-se-á efetivar a conversão do físico para eletrônico e, em seguida, mover o documento para o processo correto.

§ 4º Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos, a digitalização de processos ou de documentos de procedência externa recebidos em suporte físico poderá ser efetuada em até 5 (cinco) dias úteis, contados da data de sua entrega à Anatel.

§ 5º Toda correspondência remetida aos endereços da Anatel será aberta, ressalvado o disposto no § 6º, e os documentos arquivísticos serão protocolizados, ressalvado o disposto no art. 13.

§ 7º Processos de procedência externa recebidos em suporte físico serão protocolizados no SEI com NUP próprio da Anatel, exceto se já possuírem NUP, quando deverão ser digitalizados e capturados para o SEI mantendo-se o NUP do órgão ou entidade do Poder Executivo Federal de origem.

§ 8º Aplica-se aos documentos recebidos o disposto nos §§ 5º a 8º do art. 10 desta Portaria.

§ 1º Somente após a autenticação de que trata o caput os documentos digitalizados poderão tramitar por meio do SEI.

§ 2º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

§ 3º Os documentos resultantes da digitalização de originais são considerados cópia autenticada administrativamente e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

Art. 13. Exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais, não deverão ser objeto de digitalização nem captura para o SEI jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam documento arquivístico.

Art. 14. Em caso de erro na movimentação de processo eletrônico, a área de destino promoverá imediatamente:

§ 1º O documento no qual consta a determinação de sobrestamento, seu Número SEI e seu teor resumido devem constar do campo motivo para sobrestamento do processo no SEI.

§ 2º O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou ou quando for formalizada a retomada de sua regular tramitação.

Parágrafo único. O relacionamento de processos não se confunde com o sobrestamento ou anexação, não havendo vinculação entre suas tramitações, que continuam a ocorrer normalmente e de forma autônoma.

Parágrafo único. A desanexação de processos poderá ser feita excepcionalmente, por meio de solicitação fundamentada em Termo de Desanexação de Processo ao Protocolo Sede, assinado por autoridade competente nos autos do processo principal.

Art. 18. Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram seus prazos de guarda, conforme definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo e em procedimentos estabelecidos em norma específica, obedecendo aos seguintes critérios:

I - o arquivamento dos documentos será realizado de forma lógica, iniciando-se a contagem de temporalidade quando todas as unidades nas quais o processo esteja aberto indicarem sua conclusão diretamente no sistema; e,

II - os processos e documentos em suporte físico convertidos para eletrônico e os documentos recebidos em suporte físico no curso do processo cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente.

Parágrafo único. Os processos que, por sua natureza, necessitem permanecer acessíveis enquanto perdurar a vigência de determinado ato, acaso não sejam de guarda permanente, somente poderão ter sua destinação final depois de verificada a extinção da vigência do ato correspondente.

Art. 19. O usuário interno pode excluir documentos que ainda não tenham se estabilizado como oficiais, segundo regras sistêmicas do SEI, momento a partir do qual não será possível sua exclusão.

Art. 20. Os documentos oficiais somente poderão ser cancelados por determinação formal do Presidente da Agência, dos Conselheiros, dos Superintendentes, do Ouvidor, do Procurador-Geral, dos Chefes dos Órgãos vinculados ao Conselho Diretor e à Presidência e dos Gerentes.

§ 1º A determinação de que trata o caput será formalizada por Termo de Cancelamento de Documento, cujo Número SEI e teor resumido devem constar do campo motivo para cancelamento do documento no SEI.

§ 2º Quando o documento a ser cancelado tiver sido assinado por diversas autoridades, o Termo de Cancelamento de Documento de que trata o caput deverá ser assinado pela maior autoridade signatária.

Art. 21. A anulação de ato administrativo deve obedecer ao disposto nos arts. 76 a 78 do Regimento Interno da Anatel, aprovado pela Resolução nº 612/2013, sendo vedado cancelar no SEI o documento referente ao ato anulado.

Art. 22. Quando pertinente, a concessão de vistas será efetivada por usuário interno:

I - da área detentora do processo, em caso de processo aberto apenas em uma unidade;

II - da área responsável regimentalmente pelo processo, em caso de processo aberto em múltiplas unidades ou concluído; ou,

Paragrafo único. Nos casos de processos ainda em suporte físico, a unidade responsável pela concessão de vistas deverá solicitar a prévia conversão do processo para o SEI.

Art. 23. Os documentos eletrônicos produzidos no SEI terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de Assinatura Eletrônica nas seguintes modalidades:

I - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil); ou,

§ 1º As assinaturas digital e cadastrada são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

§ 2º O uso da assinatura digital é obrigatório para a autenticação de que trata o art. 12, adotando-se para os demais casos a modalidade de assinatura cadastrada.

§ 3º A autenticidade de documentos gerados no SEI pode ser verificada em endereço da Anatel na Internet indicado na tarja de assinatura e declaração de autenticidade no próprio documento, com uso dos Códigos Verificador e CRC.

§ 4º É permitido ao usuário interno utilizar certificado digital emitido pela ICP-Brasil adquirido por meios próprios, desde que possua características compatíveis com as disposições desta Portaria, não sendo cabível, em qualquer hipótese, o ressarcimento pela Anatel dos custos havidos.

Art. 24. A assinatura eletrônica de documentos importa na aceitação das normas regulamentares sobre o assunto e da responsabilidade do usuário por sua utilização indevida.

I - Público, com acesso garantido e sem formalidades a qualquer interessado; e,

§ 1º Os documentos no SEI devem, em regra, ter nível de acesso Público e, excepcionalmente, Restrito ou Sigiloso, com indicação da hipótese legal aplicável.

§ 2º Os detentores do processo eletrônico, preferencialmente a unidade geradora, deverão, de ofício, segundo legislação aplicável, definir ou redefinir o nível de acesso sempre que necessário, ampliando ou limitando seu acesso, especialmente quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de nível de acesso Restrito ou Sigiloso.

§ 3º A atribuição de nível de acesso Restrito mediante solicitação formal do administrado para tratamento sigiloso de seus dados e informações prestadas deve ser efetivada por determinação fundamentada em Despacho Decisório de autoridade competente.

§ 4º Até que o Despacho Decisório de que trata o § 3º seja expedido, o usuário interno deve imediatamente informar o teor da solicitação à autoridade competente e temporariamente atribuir nível de acesso Restrito, com vistas a salvaguardar a informação possivelmente sigilosa.

Art. 26. O nível de acesso Sigiloso somente deve ser atribuído ao processo quando contenha informação sigilosa não classificada que deva, temporariamente, ter seu acesso limitado aos usuários internos que possuam Credencial de Acesso SEI sobre o correspondente processo.

§ 1º Independente da atribuição do nível de acesso Sigiloso ao processo, cada documento deve ter seu nível de acesso atribuído como Público ou Restrito segundo seu conteúdo, conforme estabelecido no art. 25.

§ 2º As áreas responsáveis podem solicitar alteração no cadastro do tipo de processo para passar a permitir nível de acesso Sigiloso, podendo ser consultada a CGD.

Art. 27. Os documentos preparatórios e informações neles contidas deverão ter nível de acesso Restrito, segundo a hipótese legal correspondente, até a conclusão do ato ou decisão subsequente, momento a partir do qual é obrigatória a redefinição de seu nível de acesso para Público, exceto se incidir outra hipótese legal de sigilo sobre os correspondentes documentos.

Parágrafo único. O disposto no caput não se aplica quando ao documento preparatório tiver sido dada publicidade em decorrência de sua Consulta Pública ou de outras hipóteses previstas em lei ou em regulamentação específica.

Art. 28. O Boletim de Serviço Eletrônico é o veículo oficial de publicação dos documentos gerados no SEI.

§ 1º O resumo da publicação deve ser preenchido, conforme o caso, com a íntegra da ementa ou com o resumo do documento.

§ 2º Documentos gerados no SEI que exigirem publicação no Diário Oficial da União (DOU) devem ser publicados no Boletim de Serviço Eletrônico somente após confirmação de sua publicação no DOU, indicando em campos próprios a Seção, a Página e a Data do DOU correspondente, de forma a disponibilizar todos os documentos oficiais publicados em página única e própria do SEI.

§ 3º Para retificação ou republicação diante de incorreção no teor da publicação original de documento gerado no SEI, deve ser gerado documento por meio da funcionalidade de publicação relacionada.

Art. 29. Não é possível a publicação de documentos externos por meio de veículos de publicação do SEI.

Art. 30. Somente tipos de documentos permitidos podem ser publicados no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI.

Art. 31. A página de publicação oficial do SEI é pública e aberta para acesso pela Internet, sem necessidade de qualquer cadastro prévio.

I - o processo físico deve estar instruído e ser digitalizado em conformidade com o disposto na normatização afeta à instrução documental em suporte físico e nesta Portaria;

II - cada volume deve ter a primeira imagem correspondente à sua contracapa e as imagens subsequentes correspondentes ao restante das folhas;

III - as folhas do processo devem ser digitalizadas obrigatoriamente em frente e verso, ainda que o verso da folha tenha recebido o carimbo “Em Branco”;

IV - cada volume do processo deve ter seu próprio representante digital, correspondente às suas folhas públicas, com folha remissiva nas lacunas relativas às folhas sigilosas, indicando o número da folha onde se encontra o Despacho Ordinatório de sigilo que trata do respectivo intervalo;

V - caso o processo possua mídia fisicamente juntada, o volume correspondente deve ser digitalizado com folha remissiva na folha relativa à mídia, referenciando-a, sendo seu conteúdo compactado, preferencialmente, em um único arquivo de formato de compressão de dados sem perdas (ZIP);

VI - as folhas sigilosas não devem compor os representantes digitais dos volumes, devendo ser digitalizadas e capturados para o SEI em arquivos apartados sigilosos, separados em arquivo individual para cada conjunto de documentos sobre os quais incidir a mesma hipótese legal de sigilo e for sujeito a acesso pelo mesmo interessado;

VII - o inteiro teor do processo físico e seus arquivos devem ser capturados para o SEI na seguinte ordem:

a) arquivos PDFs da digitalização das partes públicas de cada volume do processo;

c) arquivos de mídia porventura existentes, na sequência em que foram juntados no processo em suporte físico, independente da indicação do nível de acesso; e,

VIII - o primeiro documento gerado no SEI, logo após a captura dos arquivos de que trata o inciso VII, deve ser o Termo de Encerramento de Trâmite Físico, assinado pelo usuário interno responsável pela conversão, no qual será registrada a conversão do processo em suporte físico para eletrônico, indicando:

b) a informação do encerramento da tramitação do processo em suporte físico, sendo vedada qualquer juntada física de novos documentos, para, a partir de então, ter continuidade de sua tramitação somente por meio do SEI;

c) o número da folha em que se encerrou a tramitação do processo em suporte físico, bem como a quantidade de volumes e de mídias que o compõe;

d) a informação sobre os arquivos resultantes da sua digitalização capturados no SEI, devendo constar o número de arquivos referentes aos volumes, aos apartados sigilosos e ao conteúdo das mídias;

§ 1º O processo objeto da conversão para processo eletrônico deve ser cadastrado no SEI com seu NUP já existente, incluindo o correspondente Dígito Verificador (DV), e mantidos o interessado e a data de autuação do processo.

§ 2º Aplica-se à conversão para processo eletrônico o disposto nos §§ 5º a 8º do art. 10 desta Portaria.

§ 3º Aplica-se aos procedimentos de conversão para processo eletrônico o disposto nos incisos III e IV do art. 11 e no art. 12 desta Portaria.

§ 4º Os processos convertidos para o formato eletrônico deverão ser imediatamente transferidos ao Arquivo Geral, com anotação específica no Controle de Rastreamento de Documentos e Processos (SICAP).

§ 5º Nos casos em que os processos originalmente em suporte físico possuam apensos e cuja juntada foi realizada em caráter definitivo em razão de se referirem ao mesmo interessado e mesmo assunto cuja decisão recairá sobre o conjunto de processos juntados, a conversão deverá ser realizada individualmente tanto para o processo principal como para seus apensos, devendo, após a conversão, os apensos serem anexados no SEI ao processo principal, observado o disposto no art. 17 desta Portaria.

§ 6º Nos casos em que a apensação dos processos originalmente em suporte físico trate de juntada provisória, os processos devem ser convertidos de forma individual, devendo, após a conversão, proceder ao relacionamento entre os processos, observado o art. 16 desta Portaria.

§ 7º Caso o relacionamento de que trata o § 6º implique em dependência de decisão de um dos processos relacionados para o prosseguimento da análise dos demais, deve-se ainda proceder ao sobrestamento dos processos dependentes, observado o disposto no art. 15 desta Portaria.

Art. 33. Aplicam-se, naquilo que couber, as disposições do art. 32 desta Portaria à conversão de documentos avulsos controlados pelo SICAP para processo eletrônico no SEI, para fins de continuidade de seu tratamento exclusivamente por meio do SEI.

§ 2º Em se tratando de documento avulso externo que já possua NUP, o processo eletrônico a ser aberto no SEI deve ser cadastrado com o NUP já existente, incluindo o correspondente Dígito Verificador (DV), e mantidos o interessado e a data de autuação do documento como sendo a data de autuação do processo eletrônico.

§ 3º Em se tratando de documento avulso interno, que não possua NUP, o processo eletrônico a ser aberto no SEI deve seguir a numeração automática do sistema.

§ 4º Caso o documento avulso possua anexos, deve-se abrir um processo eletrônico para cada documento que possua NUP, conforme o disposto no § 2º deste artigo, ou abrir processo com número automaticamente gerado pelo SEI para o documento principal protocolado com número interno da Anatel, sendo que os demais documentos do conjunto protocolizados com número interno devem ser capturados para o SEI em arquivos separados dentro do mesmo processo, procedendo-se às devidas anexações de processos em conformidade com o art. 17 desta Portaria.

Art. 34. Qualquer processo ou documento avulso em suporte físico pode ser convertido para eletrônico diretamente pelas áreas responsáveis, observados os procedimentos de conversão dispostos nesta Portaria.

§ 1º As áreas responsáveis poderão demandar apoio à Central de Digitalização da Anatel, para a conversão de processos em suporte físico para eletrônico, desde que os processos encaminhados estejam em conformidade com o disposto na normatização afeta à instrução documental em suporte físico e nesta Portaria.

§ 2º Em casos de desconformidade, os processos serão devolvidos para a área demandante.

Art. 35. O disposto neste Capítulo aplica-se às informações passíveis de classificação em grau de sigilo, nos termos do art. 23 da Lei nº 12.527/2011 e do art. 25 do Decreto nº 7.724/2012.

Art. 36. O acesso, a divulgação, o credenciamento de segurança de pessoas naturais e o tratamento de informação sigilosa classificada em qualquer grau de sigilo deverão seguir os procedimentos dispostos na legislação pertinente em vigor.

§ 1º O disposto neste Capítulo aplicar-se-á subsidiariamente aos procedimentos previstos na legislação pertinente em vigor.

§ 2º O Gestor de Segurança e Credenciamento publicará orientações adicionais na rede interna da Agência a respeito da operacionalização dos procedimentos de que trata o caput e do disposto neste Capítulo.

§ 3º O disposto neste Capítulo aplica-se, no que couber, a documentos passíveis de classificação ou classificados que tenham sido produzidos na Anatel, em outros órgãos da Administração Pública e por particulares e que estejam sob custódia da Anatel.

Art. 37. O Gestor de Segurança e Credenciamento da Anatel e seu substituto serão, respectivamente, o titular e o substituto da SGI.

§ 1º A nomeação para a vaga de titular da SGI e a designação de seu substituto equivalem à formalização de suas respectivas indicações como Gestor de Segurança e Credenciamento titular e substituto ao órgão de registro de nível 1.

§ 2º O Gestor de Segurança e Credenciamento terá as competências que lhe foram conferidas pelo Decreto nº 7.845/2012 e pelas normas expedidas pelo Núcleo de Segurança e Credenciamento do órgão responsável pela regulamentação do mencionado Decreto.

§ 3º Em conformidade com o disposto no item 5.5.3.2 da Norma Complementar nº 01/IN02/NSC/GSI/PR, de 27 de junho de 2013, fica delegada para o Gestor de Segurança e Credenciamento a competência para concessão de credenciais de segurança às pessoas naturais vinculadas à Anatel, uma vez detectada a necessidade de conhecer, sendo vedada a subdelegação.

Art. 38. O Gestor de Segurança e Credenciamento adotará as providências para que os agentes públicos da Anatel conheçam as normas e observem os procedimentos de segurança e de tratamento de informação sigilosa classificada em grau de sigilo.

Art. 39. O processo de credenciamento de pessoa natural vinculada à Anatel será composto das seguintes atividades:

I - solicitação formal por qualquer autoridade referida no inciso II do § 3º do art. 51 do Regimento Interno da Anatel, aprovado pela Resolução nº 612/2013, dirigida ao Gestor de Segurança e Credenciamento, por meio de processo eletrônico próprio e documento de indicação assinado pela autoridade e pela pessoa indicada, no qual constará o Formulário Individual de Dados para Credenciamento (FIDC) e a expressa autorização do indicado para a realização da investigação para o credenciamento;

II - análise preliminar do Gestor de Segurança e Credenciamento, que poderá realizar diligências para instruir o processo;

III - anuência do Presidente nos casos de solicitação de credencial de segurança para acesso à informação classificada no grau “Secreto”;

IV - realização da investigação de segurança, a cargo da Corregedoria da Anatel, formalizada em relatório de investigação; e,

V - caso aprovado na investigação de segurança, será concedida a credencial de segurança solicitada considerando o risco à segurança, o grau de acesso, o tempo de acesso e a necessidade de conhecer.

Parágrafo único. O Posto de Controle da Anatel deverá manter os registros atualizados de todas as credenciais de segurança emitidas para as pessoas naturais.

Art. 40. As autoridades referidas nos incisos I e II do § 3º do art. 51 do Regimento Interno da Anatel, aprovado pela Resolução nº 612/2013, são consideradas credenciadas ex-officio no exercício de seu cargo e dentro de suas competências e nos seus respectivos graus de sigilo, respeitada a necessidade de conhecer.

Art. 41. Cessada a necessidade de conhecer e em demais casos que se fizer necessária, a solicitação de descredenciamento de pessoa natural deverá ser encaminhada ao Gestor de Segurança e Credenciamento pela autoridade que solicitou o credenciamento de segurança.

Parágrafo único. A manutenção indevida de credencial de segurança pode ensejar a responsabilização da autoridade que solicitou o credenciamento.

Art. 42. O descredenciamento de pessoa natural se dará de forma automática, independentemente de solicitação ou processo, nos seguintes casos:

VI - licenciamento, quando o período da licença for superior à validade da credencial de segurança;

VII - perda do credenciamento ex-officio de que trata o art. 40, em virtude de exoneração do cargo correspondente; e,

VIII - exoneração de cargo comissionado ou função de confiança, quando a necessidade de conhecer for decorrente do exercício do referido cargo.

Parágrafo único. A suspeita ou quebra de segurança por parte da pessoa credenciada, devidamente fundamentada, pode motivar o descredenciamento, independentemente de anuência da autoridade que solicitou o credenciamento, que será informada pelo Gestor de Segurança e Credenciamento.

Art. 43. A classificação visa restringir temporariamente o acesso público a informações imprescindíveis à segurança da sociedade e do Estado, nos termos do art. 23 da Lei nº 12.527/2011 e do art. 25 do Decreto nº 7.724/2012.

Art. 44. A informação somente será considerada classificada, desclassificada ou reclassificada, ou terá reduzido o prazo de sigilo de informação classificada, em qualquer grau de sigilo, mediante formalização de Termo de Classificação de Informação (TCI) pela autoridade classificadora no correspondente processo eletrônico.

Parágrafo único. As autoridades classificadoras competentes na Anatel são as referidas nos incisos I e II do § 3º do art. 51 do Regimento Interno da Anatel, aprovado pela Resolução nº 612/2013.

Art. 45. Até a disponibilização pelo Poder Executivo Federal de sistema eletrônico para tramitação e armazenamento de documentos que contenham informação sigilosa classificada em grau de sigilo, estes não deverão ser formalizados em suporte eletrônico.

Art. 46. Os documentos com informação sigilosa classificada em grau de sigilo deverão ser formalizados e mantidos em suporte físico, apartado do processo eletrônico correspondente, e submetidos aos procedimentos dispostos no Capítulo III do Decreto nº 7.845/2012.

§ 1º Caso o servidor responsável pela instrução de um processo eletrônico perceba a necessidade de inserir ou elaborar documento que possa conter informação possivelmente sigilosa classificada, antes, deverá elaborar TCI submetendo-o à autoridade classificadora para decisão e deverá manter os respectivos documentos fora do sistema de processo eletrônico.

§ 2º Confirmada a classificação de que trata o § 1º, dever-se-ão adotar os procedimentos dispostos no caput e os definidos a seguir:

I - no caso de documento nato-digital, este deverá ser convertido para suporte físico e cancelado no processo eletrônico correspondente; ou,

II - no caso de documento oriundo de digitalização cuja via física esteja sob a guarda da Agência, o documento em suporte físico deverá ser recuperado e seu representante digital cancelado no processo eletrônico correspondente.

§ 3º Ressalvados os documentos formalmente classificados em grau de sigilo, os demais, inclusive o TCI, deverão continuar seu trâmite em processo eletrônico.

Art. 47. O documento que sofrer desclassificação terá seu apartado físico digitalizado e capturado no processo eletrônico correspondente.

Art. 48. O controle de tramitação do apartado físico se dará por meio de modelo de documento próprio que identifique a tramitação, com a qualificação e assinatura dos responsáveis pelo envio e recebimento, constante no próprio apartado físico.

Art. 49. Após a formalização da classificação de documento produzido na Anatel, a autoridade classificadora providenciará o rastreamento da minuta que deu origem ao documento de forma a garantir sua destruição.

Art. 50. As páginas e a capa dos documentos dos apartados físicos que contiverem informação sigilosa classificada em grau de sigilo deverão receber carimbo de identificação do grau de sigilo correspondente de modo que não prejudique a compreensão da informação.

Parágrafo único. O carimbo deverá conter os dizeres “SECRETO” ou “RESERVADO”, distinto para cada hipótese de classificação em grau de sigilo, em letras maiúsculas e de cor que se destaque dos demais textos.

Art. 51. Quando cessada a tramitação de documentos que contenham informação sigilosa classificada em grau de sigilo, para fins de guarda, estes serão encaminhados pela área responsável ao Posto de Controle da Anatel, unidade habilitada responsável pelo armazenamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo.

§ 1º Até que sejam transferidos ao Posto de Controle, os documentos de que trata o caput deverão ser armazenados de modo que impossibilite o acesso de pessoas não credenciadas.

§ 2º O Posto de Controle da Anatel ficará sob responsabilidade do Gestor de Segurança e Credenciamento, que definirá as áreas de acesso restrito e demais disposições necessárias para o cumprimento do disposto nas normas expedidas pelo Núcleo de Segurança e Credenciamento do órgão responsável pela regulamentação do Decreto nº 7.845/2012.

Art. 52. O Gestor de Segurança e Credenciamento da Anatel é responsável pelo processo de publicação anual do Rol de Informações Classificadas e Desclassificadas.

Parágrafo único. O Gestor de Segurança e Credenciamento da Anatel dará ciência ao Presidente do Conselho Diretor sobre o Rol de Informações Classificadas e Desclassificadas a serem publicadas no portal da Agência.

Art. 53. O Rol de Informações Classificadas e Desclassificadas será elaborado pelo Gestor de Segurança e Credenciamento da Anatel com base nas informações:

I - contidas nos TCIs que tenham decidido pela classificação ou pela desclassificação; e,

Art. 54. O suporte físico do documento que sofrer desclassificação deverá ser encaminhado ao Arquivo Geral da Anatel, para fins de organização, preservação e acesso.

Art. 55. As unidades devem recusar processos e documentos que estiverem em desacordo com esta Portaria, restituindo-os às unidades que os encaminharam, tanto pelo SEI como ainda em suporte físico.

Art. 56. A GIIB disponibilizará no SEI ou na rede interna os modelos de documentos necessários para instrumentalizar os procedimentos pertinentes.

Art. 57. O uso inadequado do SEI fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

Art. 58. Fica vedada a emissão e a tramitação de documentos e a abertura de processos por meio diverso do SEI.

§ 1º Fica ressalvado do disposto no caput o encaminhamento de processos e documentos físicos para arquivamento ou para conversão para o SEI, os processos que contenham informações sigilosas classificadas em grau de sigilo, a expedição física de documentos para interessados quando não for viável a intimação eletrônica e a tramitação de processos e documentos para outros órgãos ou entidades da Administração Pública Federal direta ou indireta que não possuam solução que viabilize a tramitação em meio eletrônico.

§ 2º Quando existir viabilidade técnica e operacional junto ao outro órgão ou entidade e o volume de tramitações justificar a necessidade, a GIIB deve tentar estabelecer procedimentos conjuntos para a tramitação de processos eletrônicos com o órgão ou entidade da Administração Pública Federal direta ou indireta.

Art. 61. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação no Boletim de Serviço Eletrônico.

Documento assinado eletronicamente por Juarez Martinho Quadros do Nascimento, Presidente do Conselho, em 04/07/2017, às 16:46, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 30, inciso II, da Portaria nº 1.476/2014 da Anatel.

A autenticidade deste documento pode ser conferida em http://www.anatel.gov.br/autenticidade, informando o código verificador 1620142 e o código CRC A1BE7689.